Prioritáskezelési kompetenciateszt

Határidő, üzleti vagy szakmai fontosság, kockázat és függőségek alapján. Amelyikhez éppen kedvem van. Amelyik a legkönnyebb. Amelyiket utoljára kérték.

Időblokkokat jelölök ki, tisztázom a sürgősséget és védem a fókuszidőt. Mindenre azonnal reagálok. Figyelmen kívül hagyom az üzeneteket. Egyszerre próbálok mindennel foglalkozni.

Betervezem konkrét időpontra, hogy ne váljon később sürgőssé. Félreteszem, mert most nem égető. Csak akkor foglalkozom vele, ha szólnak. Átadom másnak magyarázat nélkül.

Ha változik a határidő, az elvárt eredmény, az erőforrás vagy a kockázat. Csak a nap végén. Soha, mert a tervhez ragaszkodni kell. Csak akkor, ha már gond van.

Áttekintem a vállalásokat, jelzem a kockázatot és egyeztetek sorrendről vagy erőforrásról. Megpróbálok mindent túlórában megoldani. Csendben késni kezdek. A kevésbé kedvelt feladatokat elhagyom.

Nyilvántartom, emlékeztetőt állítok be és rendszeresen ellenőrzöm az állapotát. Bízom benne, hogy eszembe jut. Csak akkor foglalkozom vele, ha újra kérik. Kinyomtatom, és félreteszem.

Részekre bontás, időbecslés, ellenőrzőpontok és reális tartalékidő. Egy hosszú blokkban mindent megoldani. Folyamatosan halogatni, amíg sürgős lesz. Csak a végén ellenőrizni.

A kijelölt feladatra figyelek, a zavaró tényezőket kezelem, és tudatosan zárom le a részlépéseket. Egész nap ugyanazzal foglalkozom. Nem válaszolok senkinek. Mindig csak egy e-mailt nyitok meg.

Tényekkel jelzem az ütközést, és közös prioritási döntést kérek vagy javaslok. A hangosabb kérését teljesítem előbb. A régebbi feladatot választom. Nem mondom el, hogy ütközés van.

Ha a vállalás minősége vagy határideje reálisan veszélybe kerülne. Ha a feladat nem tetszik. Ha soknak érzem, de nem nézem át. Soha, mert mindenre igent kell mondani.

Rövid napi terv, fontossági sorrend, időblokkok és rendszeres visszanézés. Sok párhuzamos feladat. Folyamatos üzenetfigyelés. A feladatok fejben tartása.

Csoportosítom, egyszerűsítem, későbbre ütemezem vagy delegálom, ha lehet. Azonnal megcsinálom mindet. Teljesen figyelmen kívül hagyom. Csak akkor csinálom, ha sürgetnek.

Átnézem, mi készült el, mi maradt nyitva, és kijelölöm a következő lépéseket. Bezárom a gépet, majd másnap kiderül. Csak az e-maileket törlöm. Új listát írok, de nem nézem meg a régit.

A fontos feladatok időben haladnak, csökken a kapkodás, és átláthatóbb a munkavégzés. Minden feladat azonnal elkészül. Senki nem kér pluszfeladatot. Kevesebb kommunikációra van szükség.

A legnagyobb hatású és legkritikusabb lépésekre fókuszálok, és jelzem, mi marad ki. Gyorsan mindent elkezdek. A könnyű feladatokat választom. Nem jelzem, hogy kevés az idő.